Das Bürgermeister- und Presseamt ist gleichsam der institutionalisierte Arm des Oberbürgermeisters in die Verwaltung hinein, vor allem aber das Instrumentarium, dessen er sich zur Organisation seiner Arbeit bedient. Zu den Aufgabenschwerpunkten seiner rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehörte im März 2008 die Wahl des Stadtrates, ebenso die Organisation der Schlusssitzung für die Wahlperiode 2002 - 2008 sowie die Vorbereitung und Durchführung der konstituierenden Sitzung des Gremiums im Mai. Entsprechendes gilt auch für die Ortsbeiräte.

Eine nach außenhin kaum wahrgenommene Dienstleistung ist die umfangreiche Unterstützung und Schulung der 50 Ratsmitglieder in allen Fragen rund um ihr Mandat. Mit besonderer Sensibilität nimmt sich das Amt der Fragen der (ehemaligen) jüdischen Mitbürger und ihrer Gemeinde sowie des Ehrenamtes an. Die Bandbreite der vom Amt Woche für Woche zu organisierenden Veranstaltungen reicht im übrigen von der Straßeneinweihung über die Begleitung kommunaler Arbeitstreffen bis hin zu Empfängen für Nobelpreisträger - samt Eintragung ins Goldene Buch der Stadt.

Wohl das zentrale Thema der gesamten Stadtratsperiode 2008 - 2014 ist die Initiative „lebensbegleitende Lernen“. Mitarbeiterinnen des Amtes schufen bereits 2007 mit der Durchführung von Experten-Workshops und weiteren Veranstaltungen die Grundlagen für die städtische Bildungsoffensive. Eine erste wichtige Aufgabe war dabei die Erarbeitung eines Zielkatalogs der Erlanger Bildungslandschaft. In dessen Mittelpunkt steht der Wunsch, durch Wissensvermittlung Chancengerechtigkeit und Teilhabemöglichkeiten an der demokratischen verfassten Gesellschaft für jedermann zu schaffen. Ein Ende 2008 vom Stadtrat ins Leben gerufener Bildungsrat unterstützt diese Bemühungen.

Die Förderung der Kinder- und Familienfreundlichkeit Erlangens ist ein weiteres vom Bürgermeisteramt (gemeinsam vor allem mit dem Stadtjugendamt und Fachverbänden) vorangetriebenes Projekt. Vieles ist bereits umgesetzt, z. B. der vom Erlanger Bündnis für Familien konzipierte Familienatlas, Ferienbetreuungsangebote und die Schulung von Familienpaten, die sich in Notlagen ehrenamtlich als Helfer zur Verfügung stellen. Dank dieser und anderer nachhaltiger Aktivitäten, die kontinuierlich weiterentwickelt werden, zählt die Bundesregierung die Stadt Erlangen seit 2007 zu den kinder- und familienfreundlichsten Regionen in ganz Deutschland – was auch in der Berufung zweier Kinderbeauftragter zum Ausdruck kommt.

Ein bewährtes „Standbein“ der Arbeit des Bürgermeisterund Presseamtes ist die aktive Bürgerbeteiligung. Sie nimmt rd. 3.000 Anregungen und konkrete Vorschläge, natürlich auch Kritik, aus der Bürgerschaft auf und lässt sie, soweit möglich, in den laufenden Optimierungsprozess des Verwaltungshandelns einfließen. Weitere Arbeitsbereiche sind die Betreuung der Ehrungen nach dem Bundes- und Landesrecht sowie die Nachbearbeitung von Bürgerversammlungen.

Wahlen gab es in den beiden zurückliegenden Jahren auch für die Vertretung der nichtdeutschen Erlangerinnen und Erlanger. Der Ausländerund Integrationsbeirat wurde 2008 unter diesem neuen Namen neu gewählt. Praktisch parallel mit den Vorarbeiten hierfür entstand auch das vom Stadtrat einmütig beschlossene „Leitbild Integration“, das die Eingliederungsziele definiert.
Ein viel gelobtes Integrationsprojekt für Spätaussiedler ist unter dem Namen „SPUTNIK“ erfolgreich gestartet und in den internationalen Beziehungen gab es Anlass zu feiern: nämlich die Partnerschaftsjubiläen mit dem türkischen Bes? iktas? (5 Jahre), dem russischen Wladimir (25 Jahre) sowie im Rahmen der Europäischen Metropolregion Nürnberg mit der südchinesischen Wirtschaftsmetropole Shenzhen (10 Jahre).

Am Tag der Deutschen Einheit würdigte außerdem ein Festakt in der Heinrich-Lades-Halle die seit 20 Jahren bestehenden engen partnerschaftlichen Bande mit Jena. Über diese und die Arbeit der gesamten Stadtverwaltung die Öffentlichkeit zu informieren, ist Kernaufgabe der Pressestelle. Wichtigstes und seit rund zwei Jahrzehnten bewährtes Medium ist dabei der Rathaus-Report, ein mindestens dreimal wöchentlich erscheinender Newsletter, der sich vorrangig an die Medien wendet, in abgespeckter Form aber auch per E-Mail von Privatpersonen bezogen werden kann. Dazu kommt die Durchführung von Pressekonferenzen, aber auch Bürgerversammlungen, von denen im Berichtszeitraum wegen der Kommunalwahlen aber nur acht stattfanden.

Direkt an die Bürgerschaft wenden sich „Die amtlichen Seiten“, das offizielleMitteilungsblatt der Stadt, das kostenlos unter anderem über die Sparkassen-Filialen verteilt wird. Zu den wesentlichen Bestandteilen kommunaler Öffentlichkeitsarbeit gehörten 2007/2008 ferner die Produktion von Broschüren wie die Dokumentation „Unternehmen Gemeinsinn“ zum Ende der Wahlperiode oder die gemeinsam mit dem Erlanger Tourismus und Marketing Verein entwickelte Imagebroschüre „Erlangen / Ein Rendezvous“. In der gleichen Zeit entstanden in Kooperation mit internen und externen Fachleuten außerdem auch Bücher wie die Neue Erlanger Chronik 2000 - 2005, eine Art Tagebuch des Stadtlebens.

Zu diesen klassischen PR-Aufgaben, wozu auch das Reden-Schreiben für das Stadtoberhaupt oder seine Vertreter gehört, kommt noch eine Reihe von Tätigkeitsfeldern mit ganz eigenständigem Charakter hinzu. Viele der Aktivitäten rund um den Anspruch, eine der führenden Medizin- und Gesundheitsstädte Deutschlands zu sein, werden vom Rathaus aus mit gesteuert.

Außerdem führte das Amt 2008 die Neuwahl des städtischen Jugendparlaments durch. Neu eingerichtet wurde zudem die Arbeitsgruppe Notfallordnung/Sicherheit im Rathaus. Schließlich kümmert sich ein Mitarbeiter des Amtes um das reibungslose Funktionieren des Agenda 21-Beirates, der sich intensiv mit Fragen der nachhaltigen Stadtentwicklung beschäftigt. Daneben nimmt er die Geschäftsführung der Fördervereine Agenda 21 sowie Bürgerpalais Stutterheim wahr.

Hauptaufgaben des Rechnungsprüfungsamtes waren in den beiden Berichtsjahren einmal mehr die Prüfung der städtischen Jahresrechnungen sowie eine Reihe von Einzelprüfungen in verschiedenen Verwaltungsbereichen. Die Gleichstellungsstelle für Frauenfragen setzte auch 2007/2008 ihre Netzwerkarbeit fort. Zusammen mit dem Arbeitskreis Frau und Gesundheit wurde ein Informationsabend zur Vorsorge gegen Gebärmutterhalskrebs durchgeführt. Der Schwerpunkt mit dem Arbeitskreis gegen Männergewalt an Frauen und Kindern war - in Zusammenarbeit mit der Polizei - eine Vortragsreihe über Gewalt im Internet und mögliche Präventionsstrategien. 2007/2008 beteiligte sich die Gleichstellungsstelle wieder am bundesweiten girls day, 2008 an der Ausstellung „Justitia ist eine Frau“. Themenstammtische für Existenzgründerinnen wurden ebenso angeboten wie Kooperationsveranstaltungen zum Wiedereinstieg ins Berufsleben. Mit Inkrafttreten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes wurde in Zusammenarbeit mit der AG der kommunalen Gleichstellungs- und Frauenbeauftragten Mittelfranken ein neues Informationsheft erstellt: „Mehr Schutz vor sexueller Belästigung am Arbeitsplatz“.

Die gemeinsame Stabsstelle Interkommunale Zusammenarbeit der Städte Nürnberg, Fürth, Erlangen und Schwabach setzte die u. a. mit der Einrichtung einer gemeinsamen Beihilfestelle oder gemeinsamen Stellenausschreibungen und Gewerbesteueraußenprüfungen erfolgreich begonnene Arbeit fort. Nach der Kommunalwahl 2008 wurden Projekte wie ein Informationstechnikunternehmen der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach sowie ein gemeinsamer Zweckverband Kommunale Verkehrsüberwachung angeschoben.

Direkt beim OB angesiedelt ist auch die Stabsstelle des Beauftragten für die Europäische Metropolregion Nürnberg. Einen Schwerpunkt seiner Arbeit bildete die organisatorische Mitwirkung im Innovationsring Bayerischer Städte in enger Zusammenarbeit mit dem Bayerischen Städtetag. Im Rahmen der EMN-Forumsarbeiten „Kultur und Sport“ (seit Mitte 2008: Forum „Kultur“) sowie „Wirtschaft und Infrastruktur“ wurden neue Programme und Initiativen forciert und mitgestaltet, u. a. der 1. Kultur- und Kreativwirtschaftsbericht der EMN sowie die EMN-Musikmesse, die erstmalig im Oktober 2008 im E-Werk stattfand.

Die Sorge für die Einhaltung des Datenschutzes obliegt bei der Stadt den einzelnen Dienststellen sowie den handelnden Personen. Die Datenschutzbeauftragte unterstützt jedoch diesen Personenkreis durch Informationen und Anregungen und im Ausnahmefall auch durch Beanstandungen. Aus den steigenden Fallzahlen (2007: 885 Vorgänge und 2008: 935 Vorgänge) ist ersichtlich, dass in der Erlanger Stadtverwaltung der Schutz des Einzelnen vor der Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechts (informationelle Selbstbestimmung!) hohen Stellenwert genießt.

Nach der Kommunalwahl 2008 wurde ab Juni durch die Neustrukturierung der Geschäftsverteilung das Referat Zentrale Verwaltung gebildet und dem Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters zugeordnet. Die Leitung wurde dem früheren Chef des Bauaufsichtsamtes, Thomas Ternes, übertragen. Das Referat schafft die Rahmenbedingungen für ein effizientes, bürgerorientiertes Handeln der Dienststellen zu schaffen.

Hierzu bedarf es einer steten Weiterentwicklung der Organisation im Hinblick auf die gesellschaftlichen, gesetzlichen und wirtschaftlichen Veränderungen, die kommunales Verwaltungshandeln bestimmen. Wichtigste Ressource des Dienstleistungsunternehmens Stadt sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Personal- und Organisationsamt hat die Aufgabe parallel zur Organisationsentwicklung eine zielorientierte Personalentwicklung zu gestalten und zu fördern. Letztere beginnt bereits mit einer qualifizierten Ausbildung, die über die Vermittlung reinen Fachwissens hinausgeht. Aufgrund der hohen Jugendarbeitslosigkeit vor allem im gewerblichtechnischen Bereich bildet die Stadt über den eigenen Bedarf hinaus aus. So waren 2007 insgesamt 93 Nachwuchskräfte, 2008 sogar 105 Azubis bei der Stadt beschäftigt. Nach der Ausbildung können sich die Beschäftigten weiterqualifizieren. Im Rahmen des Fortbildungsprogramms der Städteakademie, einer Kooperation der Städte Nürnberg, Fürth, Erlangen und Schwabach (www.staedteakademie.de), macht die Stadt insbesondere Angebote in Bereichen wie Sozialkompetenz u. ä. In den Jahren 2007/2008 nahmen 909/1238 Mitarbeiter an solchen Fortbildungen teil. Ergänzend zum allgemeinen Fortbildungsprogramm gibt es auch geschlossene zielgruppenspezifische Angebote.

So startete 2007 das Traineeprogramm für insgesamt 49 Beamte in herausgehobenen Positionen im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst bzw. im Tarifbereich vergleichbare Beschäftigte sowie Meisterinnen und Meister. Neu ausgeschrieben wurden im Berichtszeitraum 160 bzw. 165 Stellen. Gerade unter dem Aspekt des demographischen Wandels, der zukünftig auch die Gewinnung von qualifiziertem Personal wesentlich beeinflussen wird, hat die Sensibilisierung für ein kontinuierliches „Veränderungsmanagement“ hohe Priorität.

Diesem Erfordernis wird auch in der Rahmenvereinbarung zur Haushaltskonsolidierung und Verwaltungsmodernisierung Rechnung getragen, die nach einstimmigem Stadtratsbeschluss im September 2008 erneut zwischen der Stadt Erlangen und den Tarifvertragsparteien geschlossen wurde. Die Rahmenvereinbarung ist zum 1.1.2009 für die Dauer von sechs Jahren in Kraft getreten, sie stellt die zielorientierte Fortführung des Verwaltungsmodernisierungsprozesses sicher; im Hauptfokus stehen neben der Dienstleistungsqualität und Zukunftsorientierung v.a. Aspekte des wirtschaftlichen und effizienten Verwaltungshandelns. Die Rahmenvereinbarung regelt die Einbindung des Personalrates und der Mitarbeiter, die letztlich der Erfolgsgarant für den Modernisierungsprozess sind. Die Stadt Erlangen bekräftigt in der Rahmenvereinbarung ihre Rolle als sozialer Arbeitgeber und schließt insbesondere betriebsbedingte Kündigungen aus.

Die Stadt Erlangen hat die durch den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) geforderte leistungsorientierte Bezahlung fristgerecht zum 1.1.2007 umgesetzt und nimmt hierbei im kommunalen Umfeld bundesweit eine Vorreiterrolle ein. Entsprechend den Vorgaben des § 18 TVöD wurden im Jahr 2007 ein Prozent des Entgelts der Beschäftigten, in Summe 430.458 Euro, im Jahr 2008 434.168 Euro als Leistungsentgelt gewährt. Grundlage für die Leistungsanerkennung bildete dabei zu ca. 90 % das Instrument „Leistungsbewertung“ und in ca. 10 % der Fälle wurde eine Zielvereinbarung geschlossen. Parallel dazu hat die Stadt Erlangen die Möglichkeit des sogenannten vorgezogenen Stufenaufstiegs gemäß § 17 TvöD eröffnet. In den Jahren 2007 und 2008 konnten insgesamt 19 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund besonders herausragender Leistungen den vorgezogenen Stufenaufstieg nutzen. Besondere Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation wurden auch im Bereich der betrieblichen Gesundheitsförderung ergriffen.

Zusammen mit dem Personal- und Organisationsamt konkretisiert die Stabsstelle Verwaltungsmodernisierung seit vielen Jahren konsequent die Idee, die Verwaltungsorganisation, ihre Strukturen und Prozesse weg von der klassischen „Ordnungsbehörde“ hin zu einem dienstleistungsorientierten Unternehmen zu entwickeln.

Das Amt für Informationstechnik beschafft und betreibt die Hard- und Software-Infrastruktur für die gesamte Verwaltung. Es bietet interne IT-Schulungen an und ist „Ausbildungsbetrieb“ für die Berufe Informatikkauffrau/ Informatikkaufmann und Fachinformatiker/in (Systemintegration). Seit April 2008 wird auch die „Sachaufwandsträgeraufgabe“ Informationstechnik an den Schulen wahrgenommen.Der Betreuungsumfang liegt bei ca. 1400 Arbeitsplätzen (auch mobile Geräte) für die Verwaltung und bei ca. 2500 Computerplätzen in den Schulen.

Dabei kommen ca. 116 Standardprogramme und 290 Fachwendungen zum Einsatz. Schwerpunkte im Berichtszeitraum waren u.a. der Ausbau des städtischen ITNetzwerks mit Erhöhung der Bandbreite, die Betreuung der Einführung der Software für das neue Finanzwesen, das neue Personalmanagementsystem sowie die Vorbereitungen für ein neues Dokumentenmanagementsystem. Das eGovernment-Center (eGov) stellt als sog. Querschnittsamt gemeinsam mit den anderen Dienststellen die wichtigsten städtischen Dienstleistungen via Internet (online) zur Verfügung. Ziel ist es, Bürgern zeitraubende Behördengänge zu ersparen, Arbeitsprozesse zu beschleunigen und kostengünstig durchzuführen. Neben einer Vielzahl von Online-Anwendungen wie Kfz-Wunschkennzeichen, VHS-Kursbuchung, Bücherei-online und dem Ratsinformationssystem wurden in den Jahren 2007 und 2008 weitere Online-Dienste eingeführt, u.a. die Einwohneranmeldung die einfache Melderegisterauskunft, die Wahlscheinbeantragung und die Mitfahrzentrale.

Ein besonders attraktiver Service: Über den Stadtplan hinaus wird unter www.erlangen.de/stadtplan ein umfangreiches Geoportal angeboten. Von der Straßen- und Flurstücksuche über Luftbilder bis zur Darstellung von Richtwertgebieten, statistischen Gebietsgliederungen oder Umweltdaten (z. B. Wasserschutzgebiete), kann eine Vielzahl raumbezogener Informationen abgerufen werden. Diese Dienste werden rege genutzt. Und wie Bürgerbefragung „Leben in Erlangen 2008“ belegt, sind mehr als 80 % der Befragten damit (sehr) zufrieden.

Ein weiterer Schwerpunkt der Arbeit im eGovernment- Center ist die Einführung des Dokumentenmanagementsystems mit elektronischer Vorgangsbearbeitung. Mit seiner Hilfe sollen Bearbeitungszeiten verkürzt und eine wirtschaftlichere Arbeitsweise erreicht werden. Es ist geplant, die städtischen Ämter sukzessive damit auszustatten.